Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu từ đâu?
Chuyển đổi số đã trở thành một yếu tố quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay. Tuy nhiên, việc bắt đầu chuyển đổi số có thể gây khó khăn và đòi hỏi một kế hoạch cẩn thận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những bước cơ bản để doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bắt đầu chuyển đổi số, giúp nâng cao năng suất và cạnh tranh.
1. Tiêu chí đánh giá mức độ chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.1. Đặc điểm của các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Trước hết, để chuyển đổi số thành công, chúng ta cần phải tìm hiểu sâu hơn về các vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp. Đặc điểm của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là một trong những yếu tố được xét đến khi đánh giá mức độ chuyển đổi số, bao gồm:
- Vốn đầu tư dành cho công nghệ không lớn
- Bộ máy quản lý vẫn còn chưa chặt chẽ và phụ thuộc vào nhiều cá nhân cụ thể
- Dễ bị ảnh hưởng bởi các biến động thị trường
1.1.1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ có vốn đầu tư vào công nghệ không lớn
Quy mô hoạt động nhỏ là lý do chính khiến doanh nghiệp SME gặp khó khăn trong việc sử dụng vốn, bao gồm cả vốn tự có và vốn vay. Do đó, thông thường, người lãnh đạo sẽ ưu tiên phân bổ nguồn vốn cho các khoản đầu tư mang lại lợi ích trong ngắn hạn.
Tư duy này ảnh hưởng trực tiếp đến việc đầu tư cho chuyển đổi số. Việc chuyển đổi số không rõ kết quả khiến nhiều doanh nghiệp không mạo hiểm đầu tư. Nếu triển khai thực hiện thì dự án chuyển đổi số sẽ bị theo khuôn mẫu, tập trung vào việc tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
1.1.2. Bộ máy quản lý chưa chặt chẽ, còn phụ thuộc vào các cá nhân cụ thể
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đều ở trong tình trạng trên. Bởi thông thường người lãnh đạo ngoài việc điều hành doanh nghiệp còn phải tham gia các công việc mang tính chuyên môn. Điều này dẫn đến quy trình làm việc chưa hiệu quả hoặc chưa rõ ràng.
Hơn nữa, phần lớn doanh nghiệp SME cũng là doanh nghiệp gia đình. Do đó, các chức vụ khác nhau trong doanh nghiệp chủ yếu là do người thân trong gia đình nắm giữ. Từ đó, những quyết định hướng đi cho doanh nghiệp trong tương lai cũng bị phụ thuộc vào các cá nhân này.
Vậy nên, các công cụ hay giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải đảm bảo cân bằng được nhu cầu kiểm soát hoạt động doanh nghiệp và duy trì mối quan hệ cá nhân. Quan trọng nhất, việc triển khai ứng dụng công cụ giải pháp này không được gây ra ảnh hưởng đến lợi ích hay các va chạm không nên có trong quan hệ làm việc.
1.1.3. Doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ bị ảnh hưởng bởi các biến động thị trường
Doanh nghiệp SME là một trong các móc xích nhạy cảm nhất trong thị trường kinh doanh. Mọi biến động từ thị trường đều có thể gây ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực đến những doanh nghiệp này. Vì vậy, việc chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần được triển khai một cách linh hoạt, gồm nhiều giai đoạn để có tăng hoặc giảm tốc độ chuyển đổi tuỳ theo biến động thị trường.
Ngoài ra, việc chuyển hướng kinh doanh trong quá trình chuyển đổi số cũng có thể gây ảnh hưởng cao đến kết quả thành công của dự án. Do đó, các doanh nghiệp cũng cần phải xác định rõ ràng định hướng kinh doanh lâu dài để có thể giúp dự án chuyển đổi số đạt kết quả tốt nhất.
1.2. Các giai đoạn quan trọng trong chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Dựa theo các đặc điểm của doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyển đổi số được thành ba giai đoạn như sau:
- Sẵn sàng
- Tăng tốc
- Bứt phá
1.2.1. Giai đoạn 1: Sẵn sàng
Đây là giai đoạn mở đầu trong chuyển đổi số. Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp cần số hoá các hoạt động cốt lõi trong mô hình kinh doanh của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kết hợp đào tạo năng lực và kiến thức cho nhân viên, để từ đó có thể nâng dần mức độ chuyển đổi số từ thấp lên cao hơn.
Ví dụ như bạn cần số hoá các hoạt động chính trước như bán hàng, kế toán, quản lý kho… Cách đơn giản nhất đó chính là sử dụng các phần mềm riêng lẻ như Sapo bán hàng, Misa kế toán hoặc các module của các phần mềm ERP như SimCRM của SimERP hay Module bán hàng, kế toán,.. của Odoo để có thể thuận tiện cho việc phát triển và chuyển đổi số toàn diện bộ máy kinh doanh sau này.
1.2.2. Giai đoạn 2: Tăng tốc
Đây là giai đoạn mà doanh nghiệp đã xác định được hướng kinh doanh trong trung hạn. Các hoạt động cốt lõi trong doanh nghiệp đã được số hoá cũng như chứng minh được việc chuyển đổi số đến giai đoạn này có đem lại hiệu quả.
Tại thời điểm này, doanh nghiệp sẽ tập trung đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện. Các hoạt động này bao gồm hoàn thiện nốt các hoạt động kinh doanh cốt lõi, mở rộng sang các hoạt động mang lại lợi ích và từng bước tích hợp các hệ thống vận hành, quản trị doanh nghiệp trên nền tảng số cùng với các đối tác và nhà cung cấp.
Chẳng hạn như nếu doanh nghiệp bạn đã sử dụng các phần mềm riêng lẻ khác nhau để số hoá các hoạt động cốt lõi thì giờ đây sẽ tích hợp thêm các hệ thống khác để gia tăng giá trị lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, một phương pháp tối ưu hơn như đã nói ở trên là sử dụng sẵn các module của một hệ thống ERP như Odoo, sau đó sử dụng thêm các module khác để giúp nhân viên cũng như người lãnh đạo không cảm thấy phức tạp khi phải quản lý nhiều phần mềm, hệ thống cùng một lúc.
1.2.3. Giai đoạn 3: Bứt phá
Đây là giai đoạn cuối cùng cũng như là giai đoạn doanh nghiệp gần như hoàn toàn chuyển đổi số. Doanh nghiệp đã đưa việc điều hành sản xuất, quản trị lên trên các nền tảng số và sử dụng nó hiệu quả, thuần thục.
Lúc này, doanh nghiệp có thể tập trung phát triển và mở rộng cơ hội kinh doanh mới trên các nền tảng số như sáng tạo sản phẩm hay kênh bán hàng khác. Ví dụ như sau khi đã chuyển đổi số bộ máy vận hành, doanh nghiệp có thể phát triển kênh bán hàng trên nền tảng số như thương mại điện tử. Điển hình như tích hợp các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki,.. để quản lý bán hàng trên đó hoặc xây dựng một website thương mại điện tử dựa trên nền Magento để có thể độc lập bán hàng và thanh toán online mà không thông qua bên trung gian nào cả.
2. Tiêu chí lựa chọn giải pháp và công cụ chuyển đổi số
Từ các giai đoạn cũng như đặc điểm chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ kể trên, các giải pháp và công cụ chuyển đổi số cũng như yêu cầu cho từng quá trình cần dựa theo các tiêu chí sau đây:
- Tính sẵn có
- Chất lượng và dịch vụ kèm theo
- Kinh nghiệm và kiến thức của đối tác với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
- Tính linh hoạt
2.1. Tính sẵn có
Các hệ thống, phần mềm được lựa chọn phải đảm bảo là có thể tiếp cận trực tiếp ngay tại thị trường Việt Nam. Điều này giúp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tìm thấy và sử dụng các giải pháp này một cách dễ dàng và tiện lợi nhất. Ngoài ra, giao diện hoặc cách sử dụng cần thân thiện với người Việt để giúp doanh nghiệp có thể vận dụng một cách hiệu quả nhất.
Với trường hợp các phần mềm nước ngoài, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc nếu tính phổ biến cũng như độ hiệu quả mang lại cho các doanh nghiệp cao. Ví dụ như Odoo hiện nay đang có hơn 2 triệu người dùng trên toàn thế giới. Tại Việt Nam hiện có gần 15 đối tác chính thức của Odoo đang hoạt động. Lí do là bởi hệ thống này đem lại sự tiện lợi, đa dạng module, và có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với thị trường Việt Nam hơn bất kỳ phần mềm nước ngoài nào khác.
Save Life Solution là đối tác chính thức của Odoo tại thị trường Việt Nam. Với đội ngũ kinh nghiệm với việc triển khai thành công nhiều dự án chuyển đổi số, Save Life Solution tự tin đem lại giải pháp công nghệ toàn diện nhất cho bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay.
2.3. Kinh nghiệm và kiến thức của đối tác với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
Năng lực và sự hiểu biết của nhà cung cấp đối với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp chính là một trong những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn giải pháp chuyển đổi số. Để biết được điều này, bạn có thể tìm hiểu về các dự án thuộc cùng lĩnh vực kinh doanh với doanh nghiệp bạn mà đơn vị đó đã từng triển khai, quy mô dự án như thế nào, đã đạt được những kết quả gì,…
Quan trọng nhất, nhà cung cấp nên lựa chọn các đối tác trong thị trường Việt Nam bởi ngôn ngữ chính là lợi thế lớn nhất giúp doanh vừa và nhỏ có thể dễ dàng trong việc triển khai chuyển đổi số. Ngoài ra, các nhà cung cấp Việt Nam cũng sẽ hiểu rõ thị trường Việt hơn. Do đó, việc đưa ra các giải pháp, công cụ sẽ đem lại giá trị thực tế hơn cho các doanh nghiệp SME về lâu dài.
2.4. Tính linh hoạt
Tính linh hoạt ở đây bao gồm nhiều yếu tố liên quan đến cả hệ thống khi ứng dụng cũng như khi đầu tư chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các yếu tố được liệt kê cụ thể như sau:
- Có thể đầu tư vào giải pháp theo từng phân đoạn, đầu tư đến đâu dùng được đến đấy.
- Việc đầu tư phân đoạn vẫn được hỗ trợ bảo hành bảo trì kết quả.
- Trong trường hợp ngừng dự án chuyển đổi số hoặc không sử dụng giải pháp, công cụ từ nhà cung cấp có thể tính toán được chi phí rõ ràng, mạch lạc của từng giai đoạn.
- Hệ thống hỗ trợ tùy chỉnh để phù hợp với từng doanh nghiệp, ngành nghề cụ thể.
3. Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
3.1. Giải pháp chuyển đổi số cơ bản cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, thậm chí là siêu nhỏ hiện nay, các câu hỏi như nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu hay với các hoạt động nào trước sẽ luôn là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Do vậy bảng tổng hợp giải pháp chuyển đổi số cơ bản dưới đây sẽ giúp các doanh nghiệp SME có thể nhìn nhận rõ vấn đề cũng như xác định thứ tự ưu tiên trong việc chuyển đổi số.
3.2. Lộ trình chuyển đổi số cho từng ngành thực tế
Có rất nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau, tuy nhiên,Save Life Solution sẽ tập trung vào 3 ngành chính đang phổ biến và gây ảnh hưởng trực tiếp đến thị trường hiện nay là:
- Bán lẻ
- Food & Beverage (F&B)
- Dược phẩm
Lộ trình chuyển đổi số dành cho mỗi ngành sẽ được phân tích dựa vào 3 cấp độ theo từng giai đoạn ở trên bao gồm: sẵn sàng (cấp độ 1), tăng tốc (cấp độ 2), đột phá (cấp độ 3). Ngoài ra Save Life Solution sẽ chia các cấp độ trên theo từng chuyên môn nghiệp vụ cụ thể để giúp doanh nghiệp nắm bắt dễ dàng hơn.
4. Chuyển đổi số doanh nghiệp cùng Save Life Solution
Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành chuyển đổi số, Save Life Solution sở hữu đầy đủ những đội ngũ chuyên gia lâu năm trong ngành để có thể tư vấn và triển khai hiệu quả cho mọi loại hình doanh nghiệp. Ngoài ra, Save Life Solutioncòn là đối tác của Odoo ERP – Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đang có 7,000,000 người dùng trên toàn cầu.
Với những công nghệ cao cấp, tiên tiến nhất hiện nay, Save Life Solution tự tin có thể đem tới giải pháp chuyển đổi số One for All tốt nhất và hiệu quả cao nhất tới các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn cần được tư vấn và chuyển đổi số doanh nghiệp, Save Life Solution chắc chắn sẽ là một trong các đơn vị đem lại kết quả tốt nhất cho bạn.
