Số hoá doanh nghiệp, hồ sơ, bản đồ và hình ảnh lợi ích thực tiễn
Số hoá doanh nghiệp, hồ sơ, bản đồ và hình ảnh là một xu hướng ngày càng phổ biến trong kinh doanh hiện đại. Đối với các doanh nghiệp, việc số hoá dữ liệu và các tài liệu quan trọng như hồ sơ, bản đồ và hình ảnh mang lại nhiều lợi ích thực tiễn và giúp tăng cường sự chuyên nghiệp của tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những lợi ích của việc số hoá doanh nghiệp, hồ sơ, bản đồ và hình ảnh.
Số hóa là gì?
Số hóa hay nói cách khác là hình thức hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thông thường sang hệ thống kỹ thuật số. Ví dụ như số hóa tài liệu, văn bản dạng giấy với nhiều kích cỡ khác nhau, xuất ra nhiều dạng tập tin khác nhau như tif, jpg, pdf, bmp. Hoặc số hóa truyền hình chuyển đổi từ phát sóng truyền hình analog sang phát sóng kỹ thuật số.Hiểu một cách đơn giản: Số hóa là việc cập nhật các dữ liệu lên phần mềm để dễ dàng quản lý, đánh giá và theo dõi.Ngày nay có khá nhiều người nhầm lẫn giữa hai khái niệm “số hóa” và “chuyển đổi số”. Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số. Còn chuyển đổi số sẽ ở cấp độ cao hơn, một sự hoàn thiện của số hóa. Cụ thể, sau khi dữ liệu đã được số hoá, các công nghệ như AI, Big Data,… sẽ được sử dụng để phân tích, biến đổi dữ liệu và tạo ra một giá trị khác. Có thể nói, chuyển đổi số là dạng phát triển hoàn thiện hơn của số hóa. So với số hóa, chuyển đổi số thực hiện phức tạp hơn nhiều.
Số hóa doanh nghiệp là gì?
Số hóa doanh nghiệp chính là quá trình chuyển đổi công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp, quản lý các công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, theo cách truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh âm thanh, dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác. Ngoài ra việc điều hành quản lý công việc của nhân viên hay lãnh đạo, các phòng ban cũng được thay đổi theo hình thức hiện đại từ việc họp mặt trực tiếp, nhắc nhở, phân công công việc sang việc quản lý điều hành qua các hệ thống kết nối internet.
Lợi ích của số hoá doanh nghiệp
1. Tiết kiệm không gian lưu trữ
Việc số hoá doanh nghiệp giúp giảm bớt việc sử dụng giấy tờ và giải phóng không gian lưu trữ. Thay vì phải lưu trữ hàng ngàn tệp tin giấy, thông tin có thể được lưu trữ điện tử trên các máy tính hoặc trong các hệ thống lưu trữ đám mây. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian vật lý mà còn làm giảm nguy cơ mất mát hoặc hư hại tài liệu trong quá trình lưu trữ.
2. Dễ dàng truy xuất thông tin
Khi các tài liệu được số hoá, việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Thông qua hệ thống quản lý tài liệu điện tử, nhân viên có thể tìm kiếm và truy cập thông tin chỉ trong vài giây. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc và giảm thời gian tìm kiếm thông tin quan trọng.
3. Bảo mật thông tin
Số hoá doanh nghiệp cho phép thực hiện các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin quan trọng. Tài liệu số hoá có thể được mã hóa và chỉ cho phép những người được phép truy cập xem hoặc chỉnh sửa. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp không rơi vào tay những người không đáng tin cậy.
Lợi ích của số hoá hồ sơ
- Thuận lợi cho việc lưu trữ, tiết kiệm diện tích và chi phí lưu trữ, không lo các yếu tố môi trường và con người tác động đến tài liệu (để nhiều năm không lo mối mọt, mục nát, biến đổi, hỏng tài liệu, cháy nổ, hoả hoạn…).
- Thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Chỉ với thiết bị kết nối Internet bạn có thể dễ dàng truy cập dữ liệu, việc tìm kiếm với những văn bản, giấy tờ dài hàng trăm trang giấy trở nên rất dễ dàng, nhanh chóng (mà đối với hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian, khó tìm kiếm).
- Thuận tiện cho việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan phòng ban, giữa cấp dưới và cấp trên; linh hoạt trong việc chuyển đổi qua lại giữa các dạng tài liệu số khác.
- Thuận tiện cho việc lập báo cáo, mà không phải mang hồ sơ chuyển giao qua lại dễ gây thất thoát tài liệu.
- Gọn nhẹ và phục vụ tối đa cho việc truy cập, xem và chỉnh sửa.
Số hoá bản đồ
Số hóa bản đồ hay còn có tên gọi khác là GIS hóa bản đồ (Geographic Information System). Số hóa bản đồ được hiểu là xây dựng và phát triển hệ thống thông tin địa lý. Kỹ thuật số hóa này đã được sử dụng rộng rãi ở các nước phát triển trong hơn một thập niên qua. Phương thức số hóa bản đồ được ứng dụng phổ biến trong các dự án về xây dựng, quy hoạch,… trên diện rộng.
Lợi ích của số hóa bản đồ
Là một phương pháp được sử dụng vô cùng phổ biến hiện nay và là một phần không thể thiếu trong công cuộc xây dựng, đổi mới và phát triển đất nước, số hóa bản đồ sở hữu những lợi ích to lớn có thể kể đến như:
- Thu thập dữ liệu số lượng lớn trong thời gian ngắn.
- Số liệu được thu thập và lưu trữ có thể được cập nhật một cách dễ dàng.
- Chất lượng số liệu được xử lý, quản lý và hiệu chỉnh tốt.
- Dễ dàng truy cập, phân tích nhiều loại số liệu khác nhau từ nhiều nguồn khác nhau.
- Tổng hợp một lần được nhiều loại số liệu khác nhau để phân tích và tạo ra nhanh chóng một lớp số liệu tổng hợp mới.
Các bước số hóa bản đồ bằng Microstation
Nắn bản đồ
Mục đích của quá trình nắn bản đồ là chuyển đổi các ảnh quét đang ở tọa độ hàng cột của các pixel về toạ độ trắc địa (toạ độ thực – hệ tọa độ địa lý hoặc tọa độ phẳng). Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình thiết lập bản đồ số vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ độ chính xác của bản đồ sau khi được số hoá dựa trên nền ảnh.
Quá trình nắn này được dựa trên toạ độ của các điểm khống chế trên ảnh, toạ độ các điểm khống chế tương ứng trên file dgn và mô hình được chọn để nắn (các mô hình nắn đã được viết sẵn trong phần mềm irasb, irasc). Đối với các ảnh quét từ bản đồ trên giấy, điểm khống chế được chọn để nắn ảnh thường là các mắt lưới Km. Phần này sẽ hướng dẫn cách tạo dựng lưới Km của các bản đồ tỷ lệ lớn và cách nắn bản đồ.
Vector hóa đối tượng
Vector hóa là quá trình biến đối raster thành dữ liệu vector. Quá trình này được thực hiện bằng phần mềm Microstation. Sau khi có ảnh raster đã nắn làm nền bằng phần mềm irasc, người thực hiện đã có thể sẵn sàng số hóa trên ảnh để tạo dữ liệu vectơ trong file DGN bằng các công cụ của Microstation.
Số hóa bản đồ trên QGIS
Bước 1: Khởi động chương trình: Mở một ảnh bitmap.
Bước 2: Đăng ký ảnh.
Click “georeference” (Raster chọn georeference).
Chuyển đổi hệ tọa độ tùy theo yêu cầu: thường dùng hệ tọa độ vn2000 zone 48 hoặc hệ tọa độ của thế giới WGS-84 zone 48.
Bước 3: Tạo các lớp dữ liệu điểm, đường, vùng (layer- luôn phải thực hiện chuyển đổi đúng tọa độ).
Bước 4: Xây dựng dữ liệu điểm, đường, vùng cho các lớp (bắt đầu bước vào thực hiện số hóa bản đồ).
Bước 5: Biên tập dữ liệu.
Số hóa hình ảnh
Dưới đây là 3 lợi ích to lớn của việc số hóa hình ảnh:
Nâng cao chất lượng ảnh
Mặc dù nhận thức được lợi ích của việc số hóa tài liệu, nhưng người dùng vẫn cho rằng, tài liệu giấy, bao gồm cả tài liệu hình ảnh sẽ không bao giờ hoàn toàn biến mất.
Mặc dù các bức ảnh thường được rửa ra với chất lượng cao để có thể lưu trữ trong một thời gian dài, nhưng chúng vẫn sẽ bị ảnh hưởng bởi các tác nhân môi trường như thời tiết, ẩm mốc,… Tất cả điều này sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến chất lượng của hình ảnh. Tuy nhiên, với dịch vụ số hóa hình ảnh, chất lượng ban đầu của hình ảnh sẽ được giữ lại một cách tốt nhất.
Dễ dàng chia sẻ
Sẽ thật tuyệt khi những bức ảnh thời thơ ấu của bạn được chia sẻ một cách dễ dàng trên các phương tiện truyền thông hay mạng xã hội với chất lượng tuyệt vời.
Số hóa hình ảnh sẽ cho phép bạn dễ dàng làm điều đó. Không chỉ màu sắc mà chất lượng tổng thể của bức ảnh cũng sẽ được khôi phục và giữ gìn cẩn thận, sau đó bạn có thể thoải mái chia sẻ chúng với gia đình và bạn bè trên mạng thông xã hội.
Tính lưu trữ cao
Một cuộc khảo sát gần đây chỉ ra gần một nửa số phụ huynh (47%) nói rằng họ chưa biết được họ sẽ chia sẻ hình ảnh hoặc video về con cái họ khi chúng lớn lên bằng cách nào.
Ngoài ra, những vị phụ huynh này cũng thừa nhận rằng họ gặp khá nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và định vị ảnh và video của gia đình họ. Nhưng nhờ số hóa hình ảnh, họ có thể in các bức ảnh và treo ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào mà chất lượng hình ảnh không bị thay đổi.
Lời kết
Chắc chắn rằng, số hóa là công việc bắt buộc mà các doanh nghiệp phải thực hiện nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được những thông tin căn bản về quá trình cũng như lợi ích của việc số hóa. Với kinh nghiệm triển khai đa dạng các mô hình chuyển đổi số cho Doanh nghiệp, Save Life Solution hoàn toàn có đủ năng lực tư vấn và triển khai giải pháp phù hợp với các quy mô Doanh nghiệp khác nhau.
